Bel me terug

Declareren in de werkkostenregeling

Een zeer groot deel van uw werkkosten bestaat uit declaraties door medewerkers. Als binnen uw organisatie wordt gedeclareerd via papieren declaratieformulieren met bonnen of via Excelformulieren, betekent de werkkostenregeling dat u:

  • Per bon moet beoordelen onder welke WKR-categorie deze valt.
  • Deze WKR-categorie per bon handmatig moet toevoegen in uw boekhoudsysteem.
  • Extra moet schakelen met uw medewerkers om alle informatie compleet te krijgen.

Dit tijdrovende en foutgevoelige proces kunt u voorkomen met de WKR-Weter. De WKR-Weter is de oplossing voor de werkkostenregeling door automatische WKR-categorisering van werkkosten via een digitaal declaratieproces.

De WKR-Weter is een tool van SRXP Mobile Expense Reporting.

Download de white paper over declareren in de WKR


Uw naam

Uw email

Oplossing: de WKR-Weter

De WKR-Weter zelf in actie zien?

Plan een online demonstratie

Werkkosten worden digitaal gedeclareerd

Digitaal declareren met SRXP gebeurt in vier eenvoudige stappen:

  1. Fotografeer de bon
  2. Kies uit welke kostensoort van toepassing is, bijvoorbeeld een hotelovernachting of een lunch met klanten.
  3. Vul eventueel aanvullende informatie in. Voor bepaalde typen werkkosten heeft de Belastingdienst aanvullende informatie nodig. Als dit van toepassing is, verschijnt een tekstvak met instructies. Bij een lunch of diner wil de Belastingdienst bijvoorbeeld de namen van de aanwezigen weten.
Maak online een declaratieformulier aan en voeg eenvoudig bonnen toe. Als het rapport klaar is, dient de medewerker het rapport in met één klik op de knop.
De manager krijgt een melding van een nieuw ontvangen declaratieformulier. Bekijk de bonnen met toelichting en keur deze goed of af.
Wanneer een declaratieformulier is goedgekeurd door de manager, komt het terecht bij de financiële afdeling. Hier worden de bonnen nogmaals gecontroleerd. Als alles in orde is, kunnen de declaraties worden geëxporteerd naar elk boekhoudsysteem.

Automatische WKR-categorisering

Eenmalig vaststellen WKR-categorieën: automatische toepassing van de WKR bij elke declaratie

De financiële afdeling richt eenmalig de WKR-Weter in. Hierbij worden alle kostensoorten die de medewerker kan kiezen bij het uploaden van een bon, aan een WKR-categorie gekoppeld. Vanaf het moment dat medewerkers digitaal gaan declareren, worden deze werkkosten automatisch gelinkt aan de ingestelde WKR-categorie. Wanneer de financiële afdeling deze werkkosten exporteert naar het boekhoudsysteem worden de WKR-categorieën vanzelf ingeboekt.

  • Automatische koppeling tussen kostensoort en WKR-categorie
  • Koppeling met elk boekhoudsysteem
  • Voorkom een naheffing van 80% door realtime informatie
  • Voorkom fouten
  • Bespaar tijd en geld

 

“Een online en mobiele declaratieoplossing als SRXP maakt overstappen op de werkkostenregeling een stuk eenvoudiger.”
Marcel Kawka, WKR-specialist, BDO