Uitleg van de werkkostenregeling

Sinds 1 januari 2015 is de werkkostenregeling verplicht voor alle werkgevers. De huidige wettelijke regeling met betrekking tot onbelaste vergoedingen/verstrekkingen kan dan niet meer worden toegepast. Tot en met 2014 was het voor bedrijven mogelijk om te kiezen tussen het oude systeem van vrije vergoedingen en verstrekkingen, en de nieuwe werkkostenregeling.

Met de definitieve invoering van de werkkostenregeling (WKR) zijn een groot aantal fiscale regels rondom de vergoedingen en verstrekkingen voor werknemers verdwenen. Voorbeelden hiervan zijn het fietsenplan, de bedrijfsfitness en de werkkleding.

Loonbegrip
Onder de WKR krijgt het begrip ‘loon’ een nieuwe definitie, namelijk: “loon is al hetgeen uit een dienstbetrekking of een vroegere dienstbetrekking wordt genoten, daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking”. De verandering zit hem in de toevoeging na de komma. Daarmee wordt beoogd dat in beginsel alles wat een werkgever aan een werknemer verstrekt of vergoedt (in eerste instantie) loon vormt. Ook vergoedingen en verstrekkingen die in het geheel geen beloningselementen bevatten of de werknemer geen voordeel opleveren, behoren in beginsel tot het loon.

De uitbreiding van het loonbegrip heeft dus ingrijpende gevolgen. In beginsel is immers alles loon. Een laptop of een telefoon die ter beschikking wordt gesteld, zou leiden tot loonheffing. Om deze zaken buiten de loonheffing te houden, zijn een aantal uitzonderen opgenomen.

Deze uitzonderingen zijn:

Intermediaire kosten

Kosten die de werknemer heeft voorgeschoten namens de werkgever.

Gerichte vrijstellingen

Een aantal specifieke vergoedingen en verstrekkingen zijn gericht vrijgesteld.

Nihilwaarderingen

Werkplekgerelateerde voorzieningen kunnen geheel of gedeeltelijk onbelast verstrekt worden.

Vrije ruimte

Vergoedingen van 1,5% (1,2% vanaf 2015) van de fiscale loonsom mag onbelast verstrekt worden.

Intermediaire kosten

Er is sprake van intermediaire kosten als een werknemer kosten voorschiet namens en in opdracht van de werkgever.

Van intermediaire kosten is sprake als:

  • De aanschafkosten van zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren;
  • De kosten die gemaakt voor zaken die behoren tot het vermogen van de werkgever;
  • Kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering en niet met het functioneren van de werknemer;
  • Kosten die gemaakt worden door de werknemer voor externe representatie van de werkgever.
  • Een werknemer maakt een rit in een auto van het bedrijf en tankt onderweg en rekent in privé de benzine af. De vergoeding voor de benzine, worden bestempeld als intermediaire kosten;
  • Een werknemer gaat met een zakenrelatie uiteten en schiet de kosten voor. Deze kosten worden vervolgens gedeclareerd. Hier is sprake van een vergoeding voor intermediaire kosten. Tevens is er sprake van een gerichte vrijstelling voor tijdelijke verblijfskosten van het deel van de rekening dat ziet op de werknemer;
  • Een werknemer geeft een presentatie bij een klant en koopt hiervoor viltstiften en een doos bonbons voor de klant. De viltstiften worden na de presentatie mee naar kantoor genomen. De vergoeding voor de viltstiften wordt aangemerkt als een intermediaire vergoeding. De vergoeding voor de doos bonbons wordt aangemerkt als een vergoeding voor externe representatie.
Voor de intermediaire kosten mag u ook een vaste vergoeding geven. U dient wel vooraf een onderzoek gedaan te hebben naar de werkelijke kosten. Dit onderzoek mag steekproefsgewijs plaatsvinden. Deze voorwaarde geldt alleen bij nieuwe vaste kostenvergoedingen. Voor bestaande kostenvergoedingen die al bestaan voordat u de werkkostenregeling ging toepassen, hoeft niet opnieuw een onderzoek gedaan te worden. Wel is de voorwaarde dat de omstandigheden waarop de vaste vergoeding is gebaseerd, gelijk zijn gebleven.

Gerichte vrijstellingen

Binnen het systeem van de vergoedingen en verstrekkingen, zijn naast de intermediaire kosten ook nog een aantal specifieke vergoedingen en verstrekkingen gericht vrijgesteld.

Onder de werkkostenregeling zijn de volgende kosten gericht vrijgesteld:

  • Vervoer en reiskosten, waaronder voor woon-werkverkeer:
    • Abonnementen voor reizen met openbaar vervoer;
    • Kostenvergoedingen voor zakelijke reizen en woon-werkverkeer met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per kilometer (bedrag voor 2014)
    • Losse kaartjes voor zakelijke reizen met openbaar vervoer
  • Zakelijke reizen met de fiets, elektrische fiets, scooter en dergelijke:maximaal € 0,19 per kilometer (bedrag voor 2014);
  • Kosten van tijdelijk verblijf voor de dienstbetrekking, zoals overnachtingen tijdens dienstreizen en maaltijden (zie voorbeeld intermediaire kosten);
  • Cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke, voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk;
  • Studie- en opleidingskosten;
  • Procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures) met het oog op het verwerven van inkomen;
  • Kosten van outplacement;
  • Maaltijden bij overwerk, koopavonden, dienstreizen en dergelijke;
  • Verhuiskosten, (maximaal € 7.750 + kosten overbrenging boedel) als de verhuizing verband houdt met de dienstbetrekking;
  • Extraterritoriale kosten (30%-regeling).
  • Gereedschappen, computers, communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur, die noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking, het zogenaamde noodzakelijkheidscriterium;
  • Korting op producten uit eigen bedrijf tot een bedrag van 20% van de waarde in het economische verkeer van deze producten, maar niet meer dan € 500 per werknemer per kalenderjaar;
  • Bij ministeriële regeling aan te wijzen voorzieningen die (deels) op een door die regeling aan te wijzen werkplek worden gebruikt of verbruiktZie voor meer informatie over de voorwaarden: Loon in natura waarderen.
De regeling voor branche-eigen producten zoals deze onder de oude regeling gold, wordt in de WKR nagenoeg geheel voortgezet in de vorm van een gerichte vrijstelling. Er is ook een gerichte vrijstelling voor vergoedingen en verstrekkingen voor de aanschaf van branche-eigen producten bij de inhoudingsplichtige of een met de inhoudingsplichtige verbonden vennootschap tot een bedrag van ten hoogste:

  • 20% van de waarde in het economische verkeer van deze producten en
  • maar niet meer € 500 per werknemer per kalenderjaar.

In afwijking van de oude regeling is het onder de WKR niet langer mogelijk om het niet-gebruikte deel van de personeelskorting door te schuiven naar volgende kalenderjaren.

Voor de gerichte vrijstelling mag u ook een vaste vergoeding geven. U dient wel vooraf een onderzoek gedaan te hebben naar de werkelijke kosten. Dit onderzoek mag steekproefsgewijs plaatsvinden. Deze voorwaarde geldt alleen bij nieuwe vaste kostenvergoedingen. Voor bestaande kostenvergoedingen die al bestaan voordat u de werkkostenregeling ging toepassen, hoeft niet opnieuw een onderzoek gedaan te worden. Wel is de voorwaarde dat de omstandigheden waarop de vaste vergoeding is gebaseerd, gelijk zijn gebleven.

Noodzakelijkheidscriterium
Sinds 1 januari 2015 zijn verstrekkingen, vergoedingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, communicatiemiddelen en dergelijke apparaten gericht vrijgesteld als deze voldoen aan het zogenaamde noodzakelijkheidscriterium. Zaken waarvan de werkgever vindt dat deze noodzakelijk zijn voor het uitoefenen van de werknemer zijn arbeid blijven door het noodzakelijkheidscriterium buiten het loonbegrip. Eenvoudig gezegd houdt noodzakelijk in dat de werknemer zonder enige voorziening zijn dienstbetrekking niet goed kan uitoefenen. Het maakt ook niet meer uit of de noodzakelijke verstrekking ook in privé gebruikt kan worden.
Voorbeelden van gereedschap zijn het mes van de slager, de trompet van de trompettist en de kwast van de schilder. Niet als gereedschap kunnen worden aangemerkt het kantoormeubilair of de verf van de schilder.
Er worden geen eisen meer gesteld aan de mate van zakelijk gebruik van computers en communicatiemiddelen. Deze hoeven alleen nog noodzakelijk te zijn voor de dienstbetrekking.

Onder computers en communicatiemiddelen wordt verstaan: desktops, laptops, tablets, mobiele telefoons, smartphones en dergelijke apparatuur. Een voorbeeld van ‘dergelijke apparatuur’ is een organizer, omdat deze vooral bedoeld is om zelfstandig te gebruiken. Ook bijbehorende apparatuur, zoals printers, dongels of een sim-kaart geschikt voor 4G kunnen noodzakelijk zijn.

‘Bijbehorende apparatuur’ is apparatuur die bestemd is om aan de computer te worden gekoppeld om informatie uit te wisselen.

Een dagbladjournalist die bij u in dienst is, heeft bepaalde digitale hulpmiddelen nodig om zijn werk te kunnen doen. Als u hem 1 tablet en 1 telefoon verstrekt, levert dit geen discussie op. Als u hem een laptop, tablet en mobiele telefoon verstrekt, wel. Maar als u in het laatste geval kunt aantonen dat deze hulpmiddelen ervoor zorgen dat uw werknemer efficiënter werkt, voldoet u aan het noodzakelijkheidscriterium.
Als werkgever bepaalt u of de voorziening noodzakelijk is. Dit betekent dat u het noodzakelijkheidscriterium niet kunt toepassen op voorzieningen waarvoor u een cafetariaregeling hebt afgesproken met uw werknemer.

Bij een cafetariaregeling bepaalt uw werknemer namelijk welke voorziening hij ruilt voor belast loon of vakantiedagen. U bepaalt dan niet meer of de voorziening noodzakelijk is. Een voorbeeld hiervan is een budget dat de werknemer krijgt waaruit hij min of meer naar eigen inzicht voorzieningen kan bekostigen. Als u bepaalt of een voorziening noodzakelijk is, mag u uw werknemer wel keuzevrijheid geven in het merk of het model van de voorzieningen.

Nihilwaarderingen

Werkplekgerelateerde voorzieningen vallen in eerste instantie binnen het forfait van 1,5% van de loonsom maar worden echter op nihil of een laag bedrag gewaardeerd. Hierdoor kunnen onderstaande voorzieningen toch geheel of gedeeltelijk onbelast aan de werknemer verstrekt worden.

  • Voorzieningen op de werkplek zoals bedrijfsfitness, gereedschappen, de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon;
  • De ter beschikking gestelde arbovoorzieningen op de werkplek en in de werkruimte thuis. Voor deze voorzieningen gelden bijzondere regels;
  • Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd;
  • Ter beschikking gestelde kleding die voldoet aan 1 van de volgende voorwaarden:
    • De kleding is (bijna) alleen geschikt is om tijdens het werk te dragen, zoals een laboratoriumjas of een stofjas.
    • Op de kleding zitten 1 of meer duidelijk zichtbare beeldkenmerken die horen bij de werkgever (bijvoorbeeld een bedrijfslogo). Deze hebben samen een oppervlakte van ten minste 70 cm2 per kledingstuk.
    • De kleding blijft aantoonbaar achter op het werk.
    • De kleding is een uniform.
    • U stelt de kleding ter beschikking omdat de Arbeidsomstandighedenwet dit voorschrijft, zoals een paar veiligheidsschoenen. U moet aan de volgende voorwaarden voldoen:
      • U heeft een arboplan
      • Het ter beschikking stellen van kleding past bij dat arboplan
      • De kleding wordt vooral tijdens werktijd gedragen
      • De werknemer hoeft geen eigen bijdrage te betalen.
  • Het rentevoordeel van een personeelslening als uw werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter koopt;
  • Het rentevoordeel van een personeelslening voor de eigen woning van uw werknemer als deze aftrekbaar is in de inkomstenbelasting;
  • De ter beschikking gestelde ov-jaarkaart en voordeelurenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt;
  • De waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) die u op de werkplek ter beschikking stelt voor de vervulling van de dienstbetrekkingDeze voorziening is een nihilwaardering als de werknemer niet op de werkplek woont en hij redelijkerwijs wel gebruik moet maken van de voorziening.
Normbedragen
De volgende voorzieningen die u op de werkplek ter beschikking stelt, zijn loon van de werknemer waarvoor normbedragen gelden:

  • Maaltijden in bedrijfskantine. De waarde van een maaltijd in een bedrijfskantine is € 3,15 (2014). Dit normbedrag geldt voor een ontbijt, voor een lunch en voor een diner.
  • Huisvesting of inwoning op de werkplek.De waarde hiervan wordt gesteld op € 5,35 (2014).
  • Kinderopvang op de werkplek .Als de kosten voor de kinderopvang worden vergoedt, is dit loon van uw werknemer. Wordt er kinderopvang verstrekt, dan is de berekening van de waarde daarvan afhankelijk van de plaats van opvang en of u de opvang inkoopt.

De vrije ruimte van 1,2%

Over vergoedingen en verstrekkingen die niet onder de intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen vallen moet in principe belasting betaald worden. Echter, de werkgever kan ook nog gebruik maken van de algemene vrijstelling onder de WKR. Deze wordt de vrije ruimte, forfaitaire ruimte of werkkostenforfait genoemd. Deze vrije ruimte bedraagt 1,2% van de loonsom van de werkgever (in 2014 was dit 1.5%).

De werkgever kan hiermee de ruimte om onbelaste vergoedingen en verstrekkingen te doen. De vrije ruimte kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor:

  • Het verschaffen van kerstpakketten;
  • Fiets van de zaak;
  • Vakbondscontributie;
  • Bedrijfsfitness buiten de werkplek

Bij overschrijding van de vrije ruimte is de werkgever over het meerdere een eindheffing verschuldigd van 80%. De werkgever kan er ook voor kiezen om de vergoedingen en verstrekkingen aan te merken als loon en gewoon te belasten. Afhankelijk van het inkomstenbelastingtarief kan dit voordelig zijn.

€ 1000 bruteren bij een medewerker die in de 52% schijf valt.

€ 1000 / 48% = € 1083,33 bruto

(2083,33 -/- 1000) / 1000 x 100% = 108,33%

Bruteren is onvoordelig.

€ 1000 bruteren bij een medewerker die in de 42% schijf valt.

€ 1000 / 58% = € 1724,14 bruto

(1724.14 -/- 1000) / 1000 x 100% = 72,41%

Bruteren is voordeliger.

De werkgever dient vooraf de vergoedingen en verstrekkingen aan te wijzen (kenbaar te maken) die als onderdeel van de vrije ruimte gaan gelden. Deze keuze dient uiterlijk gemaakt te worden op het moment van betalen van de vergoeding of verstrekken van het loon in natura. Als er geen aanwijzing vooraf plaatsvindt, zijn vergoedingen en verstrekkingen individueel te belaste loon. Het is niet mogelijk vergoedingen en verstrekkingen met terugwerkende kracht onder te brengen in de vrije ruimte.

Vergoedingen en verstrekkingen die voortkomen uit wellevendheid gaan niet door de zogenaamde loonpoort en zijn derhalve ook niet belast. Hierbij kan gedacht worden aan de:

  • Fruitmand bij ziekte van de werknemer;
  • Bloemen bij een feestelijke gebeurtenis;
  • Verstrekkingen aan derden/ingehuurde uitzendkrachten (denk aan kerstpakket).

Vergoedingen die verplicht individueel loon vormen

Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen kunnen niet worden toegewezen aan de vrije ruimte en vormen dus verplicht individueel loon. Het betreft vergoedingen en verstrekkingen ter zake of in de vorm van:

  • Privégebruik van een ter beschikking gestelde auto
  • Het genot van een (dienst)woning
  • Geldboeten (binnenlandse en vanaf 2015 ook buitenlandse)
  • Misdrijven
  • Wapens en munitie
  • Agressieve dieren

Belangrijke begrippen

Naast belast loon, zijn dit de categorieën waarin kosten kunnen vallen onder de werkkostenregeling:

Daarnaast kent de WKR drie beperkingen:

Gebruikelijksheidstoets

Vergoedingen en verstrekkingen die in de administratie worden opgenomen als eindheffingsloon, mogen niet meer dan 30% afwijken van wat gebruikelijk is in vergelijkbare omstandigheden. Het bedrag dat boven de 30% uitkomt, is loon van de werknemer.

Op de website van de belastingdienst worden vier voorbeelden gegeven.

 

Download white paper over declareren en de WKR

Het grootste deel van de werkkosten binnen uw bedrijf zijn declaraties. Download gratis dit white paper met de implicaties van de WKR op uw declaratieproces en tips om de toepassing te vereenvoudigen.

Uw naam

Uw email

Veranderingen per 2015

Met ingang van 1 januari 2015 verandert de WKR op zes punten ten opzichte van de huidige WKR-regeling:

  • De vrije ruimte gaat omlaag van 1,5% naar 1,2% van de totale loonsom.
  • Het noodzakelijkheidscriterium wordt ingesteld voor gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen.
  • Korting op producten uit het eigen bedrijf is onder voorwaarde vrijgesteld.
  • Voor een aantal voorzieningen op de werkplek vervalt het onderscheid tussen vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen.
  • De eindheffing over het bedrag boven de vrije ruimte mag op concernniveau worden berekend.
  • Het toetsen van vergoedingen of verstrekkingen in de vrije ruimte mag 1 keer per jaar gebeuren, in plaats van per aangiftetijdvak.

Lees het nieuwsbericht voor meer informatie.

Recente nieuwsberichten

  • Personeelfeest

Geen verruiming van vergoedingen voor een personeelfeest

|0 Comments

Ondanks aanwijzingen dat de vergoedingen voor een bedrijfsfeest op externe locatie zouden worden verruimd, blijkt dit niet het geval. Maaltijden en consumpties bij een bedrijfsfeest op externe locatie worden toch niet vrijgesteld.Het onderscheid tussen personeelsfeesten […]

  • Screen Shot 2015-02-10 at 10.29.03

Webinar van de Belastingdienst

|0 Comments

In dit uur durende webinar gaat de Belastingdienst in op toepassing van de werkkostenregeling. Er worden situaties besproken waarmee veel werkgevers te maken hebben, zoals de werkplek, bedrijfsfitness, maaltijden en vaste onkostenvergoeding. Daarnaast worden termen behandeld […]

  • Personeelsvereniging3

Personeelsvereniging en personeelsfonds onder de WKR

|0 Comments

Niet alleen werkgevers, maar ook werknemers maken zich druk over de vergoedingen en verstrekkingen die onder de huidige regeling belastingvrij konden plaatsvinden. Een goed voorbeeld hiervan zijn de regels omtrent de personeelsvereniging en het personeelsfonds. […]

  • thuiswerken

Thuiswerken binnen de werkkostenregeling

|0 Comments

Dankzij moderne technologieën is het tegenwoordig een stuk makkelijker om thuis te werken. Dit komt dan ook steeds vaker voor. Niet alleen is het een wens van veel werknemers, werkgevers stimuleren het ook steeds meer.

De […]