Stappenplan voor implementatie

Het onderstaande stappenplan geeft u een houvast voor implementatie van de werkkostenregeling binnen uw organisatie.

Stap 1: Inventariseer de werkkosten

De eerste stap in de overschakeling naar de werkkostenregeling is een inventarisatie van de huidige werkkosten. Deze gegevens vindt u in de financiële administratie en in de salarisadministratie. Het betreft hier kosten die gemaakt worden in betrekking tot dienstverband.

Voorbeelden van deze kosten zijn:

  • Declaraties
  • Reiskostenvergoedingen
  • Kerstpakketten
  • Personeelsuitjes

Het belangrijk om een zo gedetailleerd mogelijk beeld te hebben van alle werkkosten die gemaakt worden binnen uw bedrijf. U kunt deze analyse uitvoeren over 2014 maar over hoe meer jaren u dit berekend, hoe nauwkeuriger u uw gemiddelde werkkosten kunt bepalen.

Stap 2: Categoriseer de werkkosten

Nu u een overzicht heeft van alle gemaakte werkkosten, moet u deze kosten gaan onderverdelen in de categorieën van de werkkostenregeling. Deze categorieën zijn:
Intermediaire kosten
Gerichte vrijstellingen
Nihilwaarderingen
Vrije ruimte
Verplicht individueel loon

Met name de onderverdeling tussen kosten die wel binnen de vrije ruimte en kosten die niet binnen de vrije ruimte vallen is belangrijk.

Stap 3: Bereken de vrije ruimte

Als u heeft vastgesteld wat de hoogte is van de werkkosten die binnen de vrije ruimte vallen, kunt u berekenen of u met de huidige uitgaven binnen uw WKR-budget blijft of dat het over 2015 zal leiden tot een naheffing van 80%.

Uw WKR-budget berekent u door 1,2% te nemen van de fiscale loonsom. Deze loonsom kunt u vinden in kolom 14 van de loonstaat.

Stap 4: Richt vergoedingen en verstrekkingen opnieuw in

Het zal bij veel bedrijven het geval zijn dat de vrije ruimte zal worden overschreden als de huidige vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers worden gehandhaafd volgend jaar. U kunt door naar stap 5 als dat in uw bedrijf niet het geval is, of als u de 80% naheffing bereid bent te betalen.

Als u een naheffing wilt voorkomen, zullen de werkkosten die binnen de vrije ruimte vallen gedrukt moeten worden. Een manier is het aanpassen van de arbeidsvoorwaarden. Als er inderdaad arbeidsvoorwaarden moeten worden aangepast, moet de werkgever eerst haar werknemers informeren en uitleg geven over de werkkostenregeling. Als de werknemer akkoord gaat met een wijziging van een arbeidsvoorwaarde is de wijziging een feit. Dit kan via de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. Vergoedingen die zijn opgenomen in de CAO kunnen niet zonder meer geschrapt worden. Daarover moet overleg gepleegd worden met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. Vergoedingen die zijn opgenomen in de arbeidsvoorwaarden kunnen in overleg met de werknemers aangepast worden. Lees in de gevolgen voor organisaties hier meer over.

Er zijn ook andere manieren om slim de werkkosten te drukken. Een personeelsfeest of personeelsuitje valt bijvoorbeeld in principe binnen de vrije ruimte maar een feest of uitje dat plaatsvindt op eigen terrein is onbelast. Lees meer hierover op onze nieuwsblog.

Stap 5: Pas de werkkostenregeling toe in uw administratie

Tot slot moet de administratie worden aangepast om vanaf nu alle werkkosten gelijk te categoriseren volgens de WKR. De werkkosten aan het eind van het jaar pas categoriseren leidt tot onnodig veel werk en zal in praktijk ook nauwelijks mogelijk zijn. Zorg dus dat dit gelijk verwerkt wordt in uw administratie.

Een zeer groot deel van uw werkkosten bestaat uit declaraties. Dit is hoe u de werkkostenregeling toepast in uw declaratieproces:

  • Per bon moet u beoordelen onder welke WKR-categorie deze valt. Neem hierbij het noodzakelijkheidscriterium en de normbedragen in acht.
  • Deze categorie moet per bon handmatig worden toegevoegd in uw boekhoudsysteem.
  • Bij het declareren van bepaalde soorten kosten, zoals een lunch met klanten, moet de declarant de namen opgeven van de aanwezigen. Zorg dat deze informatie compleet is voor de Belastingdienst.

Gelukkig is er een manier om de toepassing van de WKR op uw declaratieproces veel eenvoudiger te maken. Download dit gratis white paper met de implicaties van de WKR op uw declaratieproces en tips om de toepassing van de WKR te vereenvoudigen.

Uw naam

Uw email

Inzicht in uw WKR-budget is essentieel

Daarnaast moet uw administratie zo worden ingericht dat u inzicht heeft in uw huidige WKR-budget. U heeft deze informatie nodig om tijdig bij te sturen als u voorziet dat de vrije ruimte overschreden gaat worden. Het is aan te raden om hier een verantwoordelijke binnen uw bedrijf voor aan te wijzen.

Met het inzicht in het besteedde WKR-budget kunt u daarnaast ook zien aankomen dat u vrije ruimte overhoudt tegen het einde van het jaar. U kunt daar bijvoorbeeld de waarde van uw kerstpakketten op aanpassen of op een andere manier een extra vergoeding of verstrekking aanbieden aan uw werknemers.

De WKR-Weter vereenvoudigt de toepassing van de WKR voor u

Gebruik de WKR-Weter om eenvoudig en foutloos op de WKR over te stappen. De WKR-Weter wijst auto-matisch alle werkkosten toe aan de juiste WKR-categorie.

  • Geen omkijken naar uw WKR-administratie
  • Geen handmatige toewijzing aan WKR-categorieën
  • Voorkom een naheffing van 80%
Bekijk nu de WKR-Weter