Gevolgen voor werkgevers

De vervanging van de huidige regels door de werkkostenregeling heeft grote gevolgen voor de salarisadministratie en financiële administratie in uw bedrijf. Voor de belastingdienst hoeft u veel vergoedingen en verstrekkingen niet meer vast te leggen in de loonadministratie maar u heeft deze informatie zelf nodig om inzicht te hebben in de besteding van de vrije ruimte. Daarnaast moeten wellicht de arbeidsvoorwaarden van uw medewerkers worden herzien.

Aanpassingen in de administratie

Alle vergoedingen en verstrekkingen die u aan uw werknemers aanbiedt, moet u gaan koppelen aan de vijf categorieën van de werkkostenregeling: intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen, vrije ruimte of belastbaar loon. Het is vooral belangrijk om goed inzicht te hebben in de vergoedingen en verstrekkingen die binnen de vrije ruimte vallen. Een overschrijding van 1,2% leidt immers tot een naheffing van 80%.

Het grootste deel van vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers zal bestaan uit werkkosten die gedeclareerd worden door de werknemer. Deze declaraties kunnen ook vallen onder elk van de vijf categorieën van de WKR. De financiële afdeling moet per gedeclareerde bon bepalen of deze ten koste gaat van de vrije ruimte of niet. Daarnaast moet u in uw declaratieproces uitbreiden door middel van extra vragen in het declaratieformulier of een terugkoppeling met de declarant. Voor sommige kosten wil de belastingdienst namelijk meer informatie weten dan onder de huidige wetgeving. Een voorbeeld hiervan zijn kosten voor een lunch of diner. In de administratie moet niet alleen worden aangegeven of dit met collega’s (intern) of externe zakenrelaties (extern) was, ook de namen van die personen moet worden toegevoegd.

Een kleiner deel van de vergoedingen en verstrekkingen bestaat uit kosten die het bedrijf zelf maakt voor alle werknemers. Denk hierbij aan kerstpakketten, personeelsfeesten en dergelijke. Ook van deze kosten moet worden bijgehouden of deze ten koste van de vrije ruimte gaan. Deze categorisering vraagt veel kennis van uw financiële medewerkers. Of een personeelsevenement ten koste gaat van de vrije ruimte of niet hangt bijvoorbeeld af van de locatie van het feest en de inhoud ervan.

>> Bekijk het stappenplan voor de aanpassingen in uw administratie.

Arbeidsvoorwaarden aanpassen

Het kan zijn dat u uw medewerkers arbeidsvoorwaarden heeft aangeboden die u onder de werkkostenregeling niet meer kunt handhaven, bijvoorbeeld omdat de naheffing een te grote financiële last is voor uw bedrijf. Het is belangrijk om zo snel mogelijk te bepalen of dit het geval is.

Als er inderdaad arbeidsvoorwaarden moeten worden aangepast, moet de werkgever eerst haar werknemers informeren en uitleg geven over de werkkostenregeling. Als de werknemer akkoord gaat met een wijziging van een arbeidsvoorwaarde is de wijziging een feit. Het akkoord van de werknemer moet blijken uit een verklaring van de werknemer, zoals een getekend akkoord van een gewijzigde arbeidsvoorwaardenregeling.

Wanneer in de arbeidsovereenkomst een wijzigingsbeding is opgenomen, mag de werkgever de arbeidsvoorwaarden eenzijdig wijzigen. Dit is in veel overeenkomsten het geval. Een wijzigingsbeding houdt namelijk in dat de werkgever de arbeidsvoorwaarden mag veranderen als hij daarvoor een zwaarwegend belang heeft. De werkgever moet dan aannemelijk kunnen maken dat de wijziging belangrijker is dan het belang van de werknemer om de wijziging niet door te voeren. Er moet dus een belangenafweging plaatsvinden.

Uit juridische uitspraken van afgelopen jaren blijkt dat er een aantal voorwaarden zijn aan een rechtsgeldige eenzijdige wijziging van arbeidsvoorwaarden:

  • De omstandigheden voor de werkgever moeten veranderd zijn, waardoor de werkgever aanleiding heeft voor een wijziging van een arbeidsvoorwaarden.
  • Het voorstel van de werkgever moet redelijk zijn.
  • De belangen van zowel werkgever als werknemer moeten afgewogen zijn.

Echter, sommige vergoedingen en verstrekkingen zijn opgenomen in de CAO. In dat geval kunnen niet zomaar wijzigingen worden aangebracht en moet er overleg komen met de ondernemingsraad. Als een vergoeding is opgenomen in de CAO en blijft dit onveranderd, dan is de werkgever het verplicht om dit te verschaffen aan de werknemers, ook als de vrije ruimte wordt overschreden. De arbeidsvoorwaarden moeten daarom in samenwerking met de ondernemingsraad afgestemd worden op de werkkostenregeling en het beschikbare WKR-budget.

Inzicht in uw WKR-budget

Real time inzicht in de besteding binnen de vrije ruimte is essentieel. We noemen deze vrije ruimte van 1,5% (1,2% vanaf 1 januari) uw ‘WKR-budget’ omdat u dit vrij mag besteden aan uw medewerkers.  Zonder goed overzicht kunt u de vrije ruimte overschrijden en zult u de naheffing moeten betalen. Daarentegen, als richting het einde van het jaar blijkt dat u nog voldoende ruimte heeft in uw WKR-budget, kunt u extra verstrekkingen aanbieden aan uw medewerkers zoals een tablet, abonnement of fiets.

 

Bekijk het stappenplan voor invoering van de WKR

Minimaliseer de gevolgen: vereenvoudig de toepassing met de WKR-Weter

Gebruik de WKR-Weter om eenvoudig en foutloos op de WKR over te stappen. De WKR-Weter wijst werkkosten automatisch toe aan de juiste WKR-categorie.

  • Geen omkijken naar uw WKR-administratie
  • Realtime inzicht in uw WKR-budget
  • Voorkom een naheffing van 80%
Bekijk nu de WKR-Weter

Heeft u een vraag?

Heeft u een vraag over de werkkostenregeling? Neem gratis contact op met een belastingadviseur die heeft bijgedragen aan deze website. WKR.nl neemt binnen twee werkdagen contact met u op.

Stel uw vraag

Recente nieuwsberichten

  • Personeelfeest

Geen verruiming van vergoedingen voor een personeelfeest

Ondanks aanwijzingen dat de vergoedingen voor een bedrijfsfeest op externe locatie zouden worden verruimd, blijkt dit niet het geval. Maaltijden en consumpties bij een bedrijfsfeest op externe locatie worden toch niet vrijgesteld.Het onderscheid tussen personeelsfeesten […]

  • Screen Shot 2015-02-10 at 10.29.03

Webinar van de Belastingdienst

In dit uur durende webinar gaat de Belastingdienst in op toepassing van de werkkostenregeling. Er worden situaties besproken waarmee veel werkgevers te maken hebben, zoals de werkplek, bedrijfsfitness, maaltijden en vaste onkostenvergoeding. Daarnaast worden termen behandeld […]

  • Personeelsvereniging3

Personeelsvereniging en personeelsfonds onder de WKR

Niet alleen werkgevers, maar ook werknemers maken zich druk over de vergoedingen en verstrekkingen die onder de huidige regeling belastingvrij konden plaatsvinden. Een goed voorbeeld hiervan zijn de regels omtrent de personeelsvereniging en het personeelsfonds. […]